Os passos acima parecem bastante lógicos e simples na teoria, mas, na verdade, a otimização de processos não é nada fácil. Às vezes, os gerentes de melhoria de processos encontram grande resistência de outros líderes empresariais. Seja difícil ou simples, implementar melhorias requer organização cuidadosa. Antes que a implementação concreta de melhorias comece, é importante analisar o status quo: Como os processos existentes estão sendo executados? Onde há potencial para melhoria? Onde vale a pena introduzir inovações? Se você não conhece uma meta, dificilmente conseguirá alcançá-la.
Metas precisas definem a direção para a otimização necessária e definem os critérios para o sucesso. Por exemplo, um aumento direcionado na eficiência pode ser medido em porcentagens concretas. As empresas também podem definir métricas e valores-alvo para áreas como satisfação do cliente. Os envolvidos e afetados devem saber por que as otimizações devem ocorrer e o que a empresa espera ganhar com elas.
Por exemplo, ajuda muito durante a implementação se outros perceberem isso como uma melhoria clara. Otimizações não podem ter sucesso sem responsabilidades claras. Portanto, deve ficar claro quem é responsável por quais áreas. A pessoa com responsabilidade geral é responsável por atribuir e delegar tarefas. Além disso, quanto mais pessoas estiverem envolvidas – mesmo indiretamente – maiores serão as chances de sucesso. Ao procurar melhorar fluxos de trabalho e processos, verifique maneiras pelas quais a automação de processos pode ajudar a acelerar tarefas.